Cơ cấu khối sau chuẩn hoá
Sơ đồ khối Kinh doanh sau khi chuẩn hoá — ba phòng hiện có, hai vị trí đề xuất bổ sung, và lớp nền dùng chung cho cả hai luồng phục vụ khách.
Mọi phần sau đều đứng trên sơ đồ này. Anh soát cơ cấu trước, rồi mới xem lộ trình một công trình chạy qua cơ cấu ấy.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Thấy rõ ô nào đang có, ô nào là đề xuất | mỗi ô ghi màu theo bốn loại: đang có, đề xuất đổi cách tổ chức, đề xuất bổ sung, trợ lý AI đảm nhiệm | chú dẫn màu ngay dưới sơ đồ |
| Biết vị trí nào cần người, vị trí nào không | hai vị trí đề xuất đều ghi rõ kiêm nhiệm được hay phải cử người | dòng ghi chú trong từng ô |
| Thấy phần nền dùng chung, không nhân đôi chi phí | thư viện, chân dung, đơn giá, xưởng đặt ở một tầng riêng phía dưới | tầng cuối của sơ đồ |
Nếu cơ cấu chưa được soát mà đã triển khai thì mọi bảng phân công dựng trên sơ đồ ấy đều lệch, và phải làm lại từ đầu.
Bức tranh tổng thể toàn khối
Bức tranh tổng thể một trang: khách vào một cửa, Tổng giám đốc chốt nhánh, rồi mỗi dịch vụ đi một đường riêng, hợp với thứ khách cần ở Chánh Nghĩa Group.
Các phần trên nói cơ cấu và điểm kiểm soát. Phần này trả lời câu khác hẳn: cùng một bộ phận, vì sao bốn dịch vụ lại phải đi bốn đường khác nhau.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Bốn dịch vụ có bốn đường đi riêng, không ép chung một quy trình | trục dịch vụ quyết hồ sơ đi qua phòng nào và dừng ở đâu | bốn cột nhánh, mỗi cột có danh sách trạm riêng |
| Khách online được người có nghề tư vấn ngay từ đầu | chọn nguồn khách online thì phòng Thiết kế chủ trì, kinh doanh giữ lộ trình | dòng AI CHỦ TRÌ trong từng nhánh đổi theo nguồn khách đang chọn |
| Khách từ quan hệ được chốt nhanh, không phải chờ | chọn nguồn khách quan hệ thì sale chủ trì, thiết kế chỉ vào khi được gọi | cùng dòng trên, đổi nội dung khi bấm sang nguồn khách kia |
| Nhánh nhận hồ sơ của bên thiết kế khác có cổng thẩm định riêng | nhận thi công theo hồ sơ chưa kiểm là nhận luôn phần chênh về mình | trạm đầu tiên của nhánh 3 và nhánh 4 |
| Vẫn chỉ có một bộ cổng kiểm soát cho mọi dịch vụ | các nhánh khác nhau ở đoạn đầu rồi nhập lại, không nhánh nào bỏ cổng phát hành | phần chung phía dưới các nhánh |
Ép mọi khách đi chung một đường thì khách online được sale tiếp trong lúc đang cần chuyên môn, còn khách quen phải chờ qua những bước không cần tới — mất cả hai nhóm theo hai cách khác nhau.
Lộ trình một công trình đi qua khối
Đường đi của một công trình từ lúc khách liên hệ tới lúc bàn giao sang khối Sản xuất, vẽ song song hai luồng để thấy chỗ nào giống nhau và chỗ nào khác nhau.
Sơ đồ ở phần trên cho biết ai giữ vị trí nào; phần này cho biết công việc chạy qua các vị trí ấy theo thứ tự nào.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Thấy hai luồng đi qua cùng số điểm kiểm soát | hai cột song song, cùng dừng ở bốn điểm giống nhau | bốn hàng đánh dấu trên lộ trình |
| Biết ai phê duyệt ở mỗi điểm, theo từng luồng | mỗi chặng ghi tên người của luồng 1 và luồng 2 | hai cột trong từng chặng |
| Thấy chỗ công việc dừng lại khi chưa đủ điều kiện | mỗi điểm kiểm soát ghi rõ thiếu gì thì không đi tiếp được | dòng điều kiện trong bốn điểm |
| Theo dõi được lộ trình bằng hình, không phải đọc văn bản | bấm nút để xem công việc chạy qua từng chặng | nút chạy lộ trình ngay trên sơ đồ |
Không có lộ trình chung thì mỗi người hình dung một thứ tự khác nhau, và chỗ bàn giao giữa hai bộ phận trở thành nơi công việc dừng lại mà không ai nhận ra.
chưa vào kênh — mọi khách qua cửa chung
chưa vào kênh — mọi khách qua cửa chung
Mr. Phan Văn Lâm chốt: vào kênh này
Mr. Phan Văn Lâm chốt: vào kênh này
kiến trúc sư tư vấn phần kiến trúc, khảo sát hiện trạng
tổ Kinh doanh thiết kế tư vấn phần nội thất
đủ đề bài kiến trúc thì tổ thiết kế mở việc
đủ đề bài nội thất thì tổ thiết kế nội thất mở việc
phương án kiến trúc — Tổ Nhà ở phổ thông hoặc Tổ Công trình cao cấp
ý tưởng nội thất — tổ Kinh doanh thiết kế
khách ký phương án kiến trúc
khách ký ý tưởng nội thất và vật liệu
hồ sơ kiến trúc + kết cấu + MEP
hồ sơ nội thất và bản vẽ sản xuất
kiểm hồ sơ — người kiểm khác người vẽ · dự toán đã duyệt
kiểm hồ sơ nội thất · bảng vật tư đã chốt
khối Sản xuất thi công — Mr. Trần Quốc Tuấn
xưởng sản xuất và lắp đặt — Mr. Lê Đình Hưng
Các điểm kiểm soát bắt buộc
Bốn thời điểm mà công việc không đi tiếp được nếu chưa đủ điều kiện, kèm phần trợ lý AI đảm nhiệm ở mỗi điểm.
Đây là phần làm cho quy trình chạy đúng mà không phụ thuộc việc ai đó nhớ kiểm tra.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Mỗi điểm có danh sách điều kiện đếm được | điều kiện ghi thành từng dòng, không viết thành đoạn văn | danh sách trong từng điểm |
| Trợ lý AI tự đối chiếu, không chờ người tự khai đã đủ | trợ lý đọc hồ sơ và trả về danh sách còn thiếu | dòng phần trợ lý đảm nhiệm ở mỗi điểm |
| Tiến độ công trình là một con số có căn cứ | tiến độ tính bằng số điểm đã qua, không phải phần trăm ước lượng | bảng điều hành ở bước 6 |
Chi phí phát sinh chỉ lộ ra khi đã ra tới công trường, lúc mọi thứ đã khó sửa. Với đơn vị vừa thiết kế vừa thi công thì phần chênh này công ty tự gánh.
Thẩm định hồ sơ đầu vào
Đặt ở: ⭐ CHỈ với khách mang hồ sơ của bên thiết kế khác tới — trước khi báo giá
- hồ sơ có đủ bộ bản vẽ để thi công không
- có khớp hiện trạng đo được tại công trình không
- phần kết cấu và điện nước đã đủ để bóc khối lượng chưa
- phần nào hồ sơ thiếu — ghi rõ để đưa vào hợp đồng
⛔⛔ Nhận thi công theo hồ sơ chưa kiểm là nhận luôn phần chênh về mình. Kênh Thiết kế thẩm định hồ sơ kiến trúc, kênh Nội thất thẩm định hồ sơ nội thất — mỗi kênh tự làm phần của mình vì mỗi kênh đều có bộ phận thiết kế
Phân luồng
Đặt ở: ngay khi khách liên hệ, trước khi mở mã công trình
- nguồn khách — ai giới thiệu, đến từ đâu
- khách cần DỊCH VỤ nào trong năm dịch vụ
- vào KÊNH nào — Thiết kế hay Nội thất, hay cả hai
- chân dung khách hàng
- khách đã có sẵn hồ sơ gì
- người phụ trách
⭐ Mr. Phan Văn Lâm duyệt khách và chốt kênh. Người tiếp nhận chỉ ghi nguồn khách, không tự xác định kênh — đây là chỗ giữ cho khách quen không thành đường rút ngắn quy trình
Đề bài
Đặt ở: trước khi tổ thiết kế bắt đầu
- khảo sát hiện trạng
- tổng mức đầu tư
- mức vật tư áp dụng
- người quyết định bên khách là ai
- hợp đồng thiết kế đã ký và đã thu phí
đề bài thiếu thì tổ thiết kế phải suy đoán rồi vẽ lại — công sức bỏ ra hai lần. Phí thiết kế đã thu làm cho khách phối hợp nghiêm túc hơn ngay từ bước này
Chốt phương án
Đặt ở: trước khi triển khai hồ sơ kỹ thuật
- khách ký phương án
- số vòng hiệu chỉnh còn lại được ghi rõ
khách phê duyệt bằng lời nói thì hôm sau có thể đổi ý; chữ ký là mốc để cả hai bên cùng đếm
Phát hành hồ sơ
Đặt ở: ranh giới bàn giao sang khối Sản xuất
- kiểm tra hồ sơ — người kiểm khác người vẽ
- dự toán đã duyệt
- mẫu vật tư đã chốt
Chánh Nghĩa Group vừa thiết kế vừa thi công, nên hồ sơ thiếu sót thì chính công ty gánh phần chênh. Điểm này không rút ngắn cho luồng nào
Đề xuất chuẩn hoá cơ cấu
Sáu thay đổi cụ thể trên sơ đồ tổ chức, mỗi thay đổi kèm lý do và mức chi phí.
Anh đề nghị bên em đưa ra đề xuất chuẩn hoá cơ cấu tổ chức. Đây là danh sách để anh chọn phạm vi làm ngay.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Bốn đề xuất không phát sinh chi phí, làm được tuần đầu | đề xuất 1, 2, 5, 6 chỉ là sắp xếp lại cách tổ chức | nhãn chi phí trong từng đề xuất |
| Hai vị trí cần bổ sung được nêu rõ lý do | đề xuất 3 và 4 đều ghi hệ quả nếu không làm | phần lý do trong từng đề xuất |
| Mỗi đề xuất truy được về một số đo hoặc một điểm chưa khép kín | bên em chỉ đề xuất ở chỗ có căn cứ đọc ra từ sơ đồ của anh | số đo dẫn trong phần lý do |
Giữ nguyên cơ cấu hiện tại thì một số phần của mô hình không có vị trí để vận hành, đặc biệt là luồng 2 và phần dữ liệu nền.
Hai tổ thiết kế phân theo nhóm công trình
hai tổ cấu tạo giống hệt nhau thì phân việc theo nguyên tắc ai đang còn chỗ, không tổ nào tích luỹ được kinh nghiệm theo loại công trình; và luồng 2 chưa có tổ nào phụ trách
Tổ Kết cấu – MEP dùng chung cho cả hai tổ
một kỹ sư MEP đang đứng ở ô của cả hai tổ — sơ đồ công ty vẽ điều không thực hiện được, sơ đồ khối kinh doanh vẽ đúng hơn
Bổ sung vị trí quản lý thư viện và dữ liệu
toàn bộ luồng 1 đứng trên bộ chân dung và thư viện. Phần rà soát hằng ngày do trợ lý AI đảm nhiệm; người giữ quyền phê duyệt thay đổi
Chuyển công tác Chăm sóc khách hàng sang người khác
người hiện giữ đang đảm nhiệm bốn vai ở ba khối, ba công việc ở ba nơi khác nhau trong ngày. Chăm sóc khách hàng là nguồn phát sinh khách luồng 2
Tổ Marketing đổi chỉ tiêu theo dõi
772 bài viết trong 18 tháng theo khuôn địa danh, trong khi bài công trình nhà ở gần nhất là tháng 05/2021 — đang hoạt động ở phần không gắn với công trình thật
Vẽ rõ HAI KÊNH SONG SONG trên sơ đồ tổ chức
Sơ đồ hiện xếp phòng Thiết kế và phòng Nội thất cạnh nhau nhưng không nói rõ hai phòng là hai kênh làm nghề ĐỘC LẬP, mỗi kênh có bộ phận thiết kế và bộ phận thi công riêng, có đích cuối riêng. Ghi rõ điều này thì khách mang hồ sơ nội thất tới không bị đẩy vòng qua phòng Thiết kế, và ngược lại
Đặt cổng thẩm định hồ sơ đầu vào cho cả hai kênh
Hai trong năm dịch vụ là nhận hồ sơ của bên thiết kế khác. Không có bước thẩm định trước khi báo giá thì phần hồ sơ thiếu hoặc sai sẽ lộ ra ở công trường, lúc ấy Chánh Nghĩa Group gánh phần chênh
Ghi điều kiện bàn giao cho vị trí kiêm nhiệm
một vị trí kiêm nhiệm không ghi điều kiện bàn giao thì mặc định trở thành lâu dài, và mục tiêu giải phóng thời gian lãnh đạo không có mốc để biết đã đạt hay chưa
Quy trình khép kín từng khối
Quy trình khép kín của từng khối, bung ra từ đúng các ô bộ phận đã vẽ ở phần trên — không dựng lại từ đầu, không đặt thêm bộ phận nào ngoài sơ đồ.
Sơ đồ nói ai làm gì; quy trình nói việc đi qua bước nào. Hai thứ bồi nhau, nên phần này đứng ngay sau sơ đồ và chỉ bắt đầu khi anh đã chốt sơ đồ.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Quy trình gắn đúng vào người có thật trên sơ đồ | mỗi bước bung ra từ một ô bộ phận đã có tên người | tên người trong từng bước khớp tên trên sơ đồ |
| Không phải viết lại khi cơ cấu đổi | chốt sơ đồ trước rồi mới viết bước, không làm ngược | thứ tự trong lộ trình triển khai |
| Mỗi bước đủ bốn cột để chạy được, không chỉ là danh sách | thời hạn bằng số · người chịu · điều kiện vào và ra · dấu vết để lại | bảng bốn cột dưới đây |
Viết quy trình trước khi chốt sơ đồ là viết để rồi sửa lại. Mô hình khối Kinh doanh đã đổi ba lần chỉ trong một buổi sáng khi bên em soi kỹ cùng anh.
THỜI HẠN BẰNG SỐ
mỗi bước bao nhiêu ngày làm việc
TÊN NGƯỜI CHỊU
tên người, không chỉ tên bộ phận
ĐIỀU KIỆN VÀO VÀ RA
đủ gì mới được bắt đầu · xong là có gì trong tay
DẤU VẾT ĐỂ LẠI
biên bản gì · ai ký · lưu ở đâu
KHỐI KINH DOANH
Mr. Phan Văn Lâm kiêm nhiệm
hai kênh song song, mỗi kênh hai bộ phận — bốn quy trình con bung từ bốn ô đã vẽ
KHỐI SẢN XUẤT
Mr. Trần Quốc Tuấn
từ nhận hồ sơ phát hành tới bàn giao và bảo hành
KHỐI VẬN HÀNH
Mrs. Phạm Thị Minh Tâm
tài chính · nhân sự · pháp lý
Lộ trình triển khai
Bảy bước triển khai xếp theo quan hệ phụ thuộc — bước nào đứng trên bước nào, không xếp theo mức độ quan trọng.
Làm đúng việc nhưng sai thứ tự thì phải làm lại. Phần này cho anh thấy vì sao bên em đề nghị bắt đầu từ bộ chân dung khách hàng.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Không phải làm lại bước nào | mỗi bước chỉ bắt đầu khi bước đứng trước đã xong | cột phụ thuộc trong từng bước |
| Thấy kết quả ngay từ tuần đầu | bước 0 gồm bốn đề xuất không phát sinh chi phí | bước 0 trong lộ trình |
| Trợ lý AI triển khai đúng lúc, không sớm quá | bước 5 đứng sau khi dữ liệu đã chuẩn hoá | vị trí bước 5 trong lộ trình |
Đầu tư phần mềm quản trị trước khi quy trình có thời hạn bằng số thì phần mềm trở thành nơi lưu trữ, không phải công cụ điều hành.
Bốn đề xuất không phát sinh chi phí
đề xuất 1 · 2 · 5 · 6 — làm được ngay trong tuần đầu
Bộ chân dung khách hàng — chín ô
bắt đầu từ MỘT chân dung làm mẫu, chọn loại công trình đang làm nhiều nhất
Thư viện mẫu cho chân dung ấy
hồ sơ mẫu · chi tiết cấu tạo · tiến độ mẫu · ảnh thật · câu hỏi thường gặp
Bốn điểm kiểm soát có thời hạn và người phê duyệt
không có thời hạn bằng số thì bảng điều hành không có mốc để so
Tổ Tinh hoa và kiến trúc sư chủ trì đứng tên
luồng 2 thôi phụ thuộc quỹ thời gian của Tổng giám đốc
Trợ lý AI rà kho và kiểm tra tại điểm kiểm soát
triển khai sau khi dữ liệu đã chuẩn — không đảo thứ tự
Bảng điều hành một trang cho Ban điều hành
ba con số công suất · bốn điểm kiểm soát · hai luồng trên cùng một màn hình